L'auditeur de conservation des données du fournisseur d'IA : découvrez ce que votre fournisseur conserve vraiment
Pourquoi ce prompt est important
Assumptions about vendor data handling are the most common gap in AI contracts. A clause nobody read can keep customer transcripts for years or use them for training, and that commitment is hard to reverse after rollout.
À quoi nous l'utilisons
Before Friday's renewal, your legal team needs to know whether the AI assistant your support team uses keeps customer conversations, for how long, and whether those conversations train future models.
Prompt
Act as a privacy and security analyst who reads AI vendor terms for a procurement review. This is analysis, not legal advice. Context: I am [YOUR ROLE] at [YOUR COMPANY NAME]. We use [PROVIDER AND PRODUCT NAME] for [USE CASE, e.g. customer support transcripts]. The data involved includes [DATA TYPES, e.g. customer names, order details, uploaded files]. Our obligations include [REGULATIONS OR CONTRACT TERMS, e.g. GDPR, a customer DPA]. Below is the provider's current data-use, retention and training text, copied in full with section headings: [PASTE THE FULL TERMS TEXT HERE]. Task: (1) For each data category (prompts, model outputs, uploaded files, account metadata, logs, and feedback ratings), extract the retention period, whether it is used for model training, whether human reviewers can access it, and how deletion works. (2) Flag every term that is vague, conditional, or dependent on a plan, setting or region. (3) Compare the default position against this requirement: [OUR DATA REQUIREMENT, e.g. no training use and deletion within 30 days]. (4) List the questions to put to the vendor before renewal. Constraints: Base every claim on the text I pasted and cite its section heading. If a term is absent, write not stated. Do not assume an opt-out or a retention limit exists unless the text names it. Note any clause that refers to a document I have not provided. Output Format: (a) a table with columns Data category, Retention, Training use, Human review, Deletion, Section reference; (b) a list of vague or conditional terms, each with a one-line explanation; (c) a gap summary comparing the default with our requirement, as one sentence per gap; (d) a numbered list of vendor questions.
Résultat
Data retention review: Acme AI Assistant (Enterprise, support team) Requirement: no training use, deletion within 30 days
Table | Data category | Retention | Training use | Human review | Deletion | Section reference | |---|---|---|---|---|---| | Prompts and conversations | 365 days by default | Not used, unless feedback is submitted | Possible for abuse review | Via admin console, 30 days after request | 3.1, 5.2 | | Model outputs | Same as prompts | Not used | Same as prompts | Same as prompts | 3.1 | | Uploaded files | Until the user deletes them | Not stated | Not stated | Not stated | 3.4 | | Account metadata | Duration of contract plus 2 years | Not used | No | Deleted on contract end | 6.3 | | Logs | 90 days | Not used | Engineering access only | Automatic at 90 days | 6.1 | | Feedback ratings | Indefinite | May be used to improve our services | Possible | Not stated | 4.2 |
Vague or conditional terms - Section 4.2: feedback may be used to improve the services. This is not defined as model training, but it is also not excluded. Treat as training use until the vendor confirms otherwise. - Section 5.2: human review applies to abuse signals. The threshold for an abuse signal is not defined. - Section 3.4: file retention depends on an unnamed storage setting. The text refers to 'the applicable storage configuration' without a schedule. - Section 7.1: a zero-retention mode is mentioned for API customers only. It is not stated whether the Enterprise plan can use it.
Gap summary - Conversations are retained for 365 days by default, against our 30-day deletion requirement. - Feedback ratings have no retention limit and may feed model improvement. - Uploaded files have no stated retention period or deletion mechanism.
Vendor questions 1. Does the Enterprise plan support zero-retention mode, and if so, which section enables it? 2. Is feedback data used for training, and can that be turned off for our tenant? 3. What is the retention period for uploaded files, and how is deletion confirmed? 4. What is the defined threshold for an abuse signal that triggers human review?
La plupart des revues d'achat d'IA laissent de côté les conditions relatives aux données. Ce prompt lit le texte du fournisseur sur la conservation et l'entraînement, extrait la réponse pour chaque type de donnée que vous envoyez, et transforme les lacunes en questions à poser au fournisseur avant le renouvellement.
Quand l'utiliser
Avant le renouvellement de vendredi, votre équipe juridique demande si l'assistant IA utilisé par l'équipe support conserve les conversations clients, pendant combien de temps, et si ces conversations servent à entraîner de futurs modèles.
Pourquoi c'est important
Présumer du traitement des données par le fournisseur est la lacune la plus courante dans les contrats d'IA. Une clause que personne n'a lue peut conserver des transcriptions clients pendant des années, ou les utiliser pour l'entraînement, et cet engagement est difficile à défaire après le déploiement, surtout si le DPA a été signé sur la base du marketing du fournisseur plutôt que de ses conditions réelles.
Pourquoi le prompt est construit ainsi
Le rôle présente le résultat comme une analyse et non comme un conseil juridique, ce qui évite que le modèle émette des conclusions affirmées sur lesquelles un relecteur pourrait s'appuyer. Le contexte exige de coller le texte complet des conditions, car un modèle qui travaille de mémoire sur la politique d'un fournisseur sera périmé et inventera des clauses. Découper la tâche par catégorie de donnée compte, car les fournisseurs appliquent souvent des règles différentes aux conversations, aux fichiers et aux évaluations, et un résumé unique masque ces différences. Les contraintes obligent chaque affirmation à citer un titre de section et autorisent la réponse non précisé, qui est la plus utile lorsqu'une politique est muette. Le résumé des lacunes et les questions au fournisseur transforment la revue en quelque chose sur quoi les achats peuvent agir.
Comment l'adapter
- Collez les conditions complètes, y compris les documents liés lorsqu'ils sont incorporés par renvoi. Notez tout document auquel le fournisseur se réfère et que vous n'avez pas examiné.
- Comparez les conditions à la formule que vous achetez réellement. De nombreux fournisseurs diffèrent selon les niveaux grand public, équipe et entreprise, et la formulation peut changer pour chacun.
- Relancez la revue après toute modification des conditions du fournisseur. Les politiques d'usage des données de l'IA changent souvent, et une approbation fondée sur le texte de l'année précédente peut ne plus tenir.
Un bon test de la réponse : chaque ligne doit pouvoir être vérifiée en une minute dans le texte collé. Si une ligne ne peut pas être vérifiée, la réponse n'est pas assez fiable pour valider.