هر فرمول Excel یا Google Sheets را با توضیح به زبان ساده بسازید
Why this prompt matters
The average professional spends over 4 hours a week on spreadsheet tasks. Complex formulas — nested IFs, array formulas, XLOOKUP — stop most people cold. Without help, you spend an hour on Stack Overflow hunting for something close enough to adapt, or you settle for a pivot table that gives you 80% of the answer. This prompt gives you the formula and the understanding to verify it and adapt it when your data changes.
What we use it for
You're building a quarterly report and need formulas to calculate tiered commissions, flag overdue invoices, and cross-reference sales data from three different sheets — but you know what you want, not which combination of VLOOKUP, IF, and SUMPRODUCT will get you there.
Prompt
Act as a senior spreadsheet consultant with 15 years of experience in Excel and Google Sheets, who specializes in translating business requirements into formulas that non-technical users can understand and maintain. I need to build a formula for the following task: [DESCRIBE YOUR CALCULATION IN PLAIN ENGLISH — e.g., "I want to find the total sales for each region, but only count sales where the status is 'Closed Won' and the deal size is above $10,000"] My spreadsheet has these columns: [LIST YOUR COLUMN NAMES AND WHAT THEY CONTAIN — e.g., "Column A: Sales Rep Name, Column B: Region, Column C: Deal Status, Column D: Deal Size, Column E: Close Date"] I am using: [Excel / Google Sheets] INSTRUCTIONS: 1. Write the exact formula I should enter 2. Break down every function and argument in plain English — explain what each piece does and why 3. List any assumptions you made about my data 4. Flag common mistakes or edge cases (empty cells, wrong data types, case sensitivity) 5. Provide an alternative approach if a simpler formula exists 6. If Google Sheets and Excel syntax differ for this formula, show both versions Output format: FORMULA: [the exact formula to copy and paste] HOW IT WORKS: [step-by-step explanation of each function] ASSUMPTIONS: [what I assumed about your data] WATCH OUT FOR: [common errors and edge cases] SIMPLER ALTERNATIVE (if available): [a less complex approach if one exists]
Result
User's input: "I need to calculate the commission for each sales rep. Commission is 5% of total sales if they sold under $50,000 this month, 7% if between $50,000–$100,000, and 10% if over $100,000. Column A has rep names, Column B has their total monthly sales."
FORMULA:
=IF(B2<50000, B2*0.05, IF(B2<=100000, B2*0.07, B2*0.1))
HOW IT WORKS:
This formula uses nested IF statements to apply tiered commission rates. Starting from the outside in:
IF(B2<50000, ...)— Checks whether the sales total in B2 is less than $50,000. If TRUE: calculates B2*0.05 (5% commission) and stops. If FALSE: moves to the inner IF.IF(B2<=100000, ...)— Since we already know B2 is at least $50,000, this checks if it's $100,000 or under. If TRUE: calculates B2*0.07 (7% commission). If FALSE: must be above $100,000.B2*0.1— The final 10% tier applies to any value above $100,000.
To apply to the full column, drag this formula down from row 2 to match your data range.
ASSUMPTIONS:
- Column B contains numeric values (not formatted as text — left-aligned numbers indicate text format)
- Row 2 is your first data row (Row 1 is your header)
- Sales totals are already summed monthly totals, not individual transactions
WATCH OUT FOR:
- Empty cells: If B2 is blank, the formula returns 0. Add
IF(B2="","",IF(...))to return blank instead of zero if preferred. - Negative values: If a rep had returns that brought their total negative, the first tier fires and produces a negative commission. Add
MAX(0, [formula])to floor it at zero. - Boundary confusion: $50,000 and $100,000 fall into the middle and top tiers respectively — the formula uses <= not < at the second check to include $100,000 in the 7% tier.
SIMPLER ALTERNATIVE:
If you add a lookup table with thresholds in one column and rates in another, you can replace the nested IF with VLOOKUP using approximate match:
=B2*VLOOKUP(B2, {0,0.05;50000,0.07;100000,0.1}, 2, TRUE)
This is easier to update when rates change — just edit the numbers in one place rather than rewriting nested logic. Works in both Excel and Google Sheets. When commission tiers change next quarter, your manager can update the table without touching the formula.
فرمولهای پیچیده صفحهگسترده، یک پرتگاه بهرهوری هستند. شما دقیقاً میدانید به چه تحلیلی نیاز دارید — ارجاع متقابل دادههای فروش از سه برگه، علامتگذاری فاکتورهای بیش از ۳۰ روز، محاسبه پاداشهای پلکانی — اما به محض ظهور VLOOKUP، SUMPRODUCT یا یک IF تو در تو، بیشتر حرفهایها یا به همکار خود زنگ میزنند یا به راهحل سادهتری اکتفا میکنند.
این دستور این اصطکاک را از بین میبرد. این دستور مانند یک مشاور ارشد صفحهگسترده عمل میکند که نه تنها فرمول صحیح را مینویسد، بلکه هر آرگومان را به زبان ساده توضیح میدهد، موارد مرزی را قبل از ایجاد نتایج اشتباه هشدار میدهد، و در صورت وجود، یک جایگزین سادهتر ارائه میدهد.
چه چیزی این دستور را متفاوت میکند
بیشتر درخواستها از هوش مصنوعی برای کمک به صفحهگسترده، فرمولی بدون توضیح تولید میکنند — شما نمیتوانید صحت آن را تأیید کنید، و وقتی ساختار دادههای شما تغییر میکند، نمیتوانید آن را تطبیق دهید. این دستور حول پنج بخش خروجی ساختاریافته طراحی شده است که درک شما را تقویت میکند، نه اینکه صرفاً یک پاسخ به شما بدهد:
- FORMULA — فرمول دقیق برای کپی و جایگذاری
- HOW IT WORKS — هر تابع و آرگومان به زبان ساده توضیح داده شده است
- ASSUMPTIONS — آنچه هوش مصنوعی درباره ساختار دادههای شما فرض کرده است
- WATCH OUT FOR — سلولهای خالی، اعداد با قالب متنی، شرایط مرزی
- SIMPLER ALTERNATIVE — یک روش سادهتر در صورت وجود
بخش آخر اغلب ارزشمندترین است. یک فرمول کارآمد SUMPRODUCT چشمگیر است؛ یک جدول جستجو با تطابق تقریبی VLOOKUP که مدیر شما بتواند خودش آن را بهروز کند، مهندسی بهتری است. این دستور به صراحت هر دو گزینه را درخواست میکند.
این برای چه کسانی است
این دستور بیشترین ارزش را برای تحلیلگران، مدیران عملیات، تیمهای مالی و مدیران پروژه دارد که از صفحهگسترده به عنوان ابزار اصلی داده خود استفاده میکنند اما کاربران قدرتمند فرمول نیستند. اگر میتوانید به وضوح توصیف کنید که چه محاسبهای نیاز دارید اما نمیدانید کدام توابع Excel را ترکیب کنید — این دستور برای شماست.
نحوه استفاده
قبل از ارسال، دو بخش داخل کروشه را پر کنید:
- محاسبه خود را به زبان ساده توصیف کنید. خاص باشید — «شمردن فروشهایی که وضعیت «Closed Won» است و اندازه معامله بیش از ده هزار دلار است» بسیار بهتر از «شمردن فروشها» است. هرچه توصیف شما دقیقتر باشد، فرمول دقیقتر است. شرایط، آستانهها یا استثناها را شامل کنید.
- نام ستونها و محتوای آنها را فهرست کنید. ستونهای مرتبط را نام ببرید: ستون A نام نماینده فروش، ستون B منطقه، ستون C اندازه معامله.
Excel یا Google Sheets را مشخص کنید. وقتی نحو آنها متفاوت است — XLOOKUP در Sheets وجود ندارد — دستور به طور خودکار هر دو نسخه را ارائه میدهد.
مثال خروجی واقعی
برای یک مسئله کمیسیون فروش پلکانی — پنج درصد زیر پنجاه هزار دلار، هفت درصد بین پنجاه تا صد هزار، ده درصد بالای صد هزار — دستور فرمول IF تو در تو، یک راهنمای گامبهگام به زبان ساده از هر بررسی پله، هشداری مبنی بر اینکه سلولهای خالی به جای خالی، صفر برمیگردانند، یادداشتی مبنی بر اینکه مجموع فروش منفی، کمیسیون منفی ایجاد میکند، و یک جایگزین آرایه VLOOKUP تولید میکند که در صورت تغییر نرخهای کمیسیون در سهماهه بعد، نگهداری آن آسانتر است.
مدلهای سازگار
بهینهسازی شده برای Claude Sonnet 4.6 و GPT-4o که هر دو خروجی ساختاریافته چندبخشی قابل اعتماد تولید میکنند. همچنین با Gemini 2.5 Pro کار میکند. برای فرمولهایی که چندین برگه را در بر میگیرند یا شامل ارجاع متقابل پیچیده هستند، Claude تمایل به تولید توضیحات تمیزتر از منطق تو در تو دارد.